Termos de Uso | Hubia Comply

1. Aceitação e partes

Estes Termos de Uso (“Termos”) regulam o uso do site hubiacomply.com e da plataforma app.hubiacomply.com (“Plataforma”), fornecidos pela HUBIA COMPLY LTDA (“Hubia”), sociedade empresária limitada inscrita no CNPJ sob o nº 69.080.775/0001-10, com sede na Rua Domingos Parisotto, 83, Letra E, Jardim Europa, Chapecó/SC, CEP 89.811-771.

Ao marcar a opção de aceite no cadastro, ao contratar um plano ou ao usar a Plataforma, você declara que leu, entendeu e concorda com estes Termos e que tomou ciência da Política de Privacidade. Se não concordar, não contrate nem use o painel da Plataforma.

Manifestantes e Colaboradores que usam os Portais sujeitam-se apenas às seções 9 e 10. O uso dos Portais não depende de aceite destes Termos.

Quem aceita estes Termos em nome de uma empresa declara ter poderes para vinculá-la. A Plataforma é destinada exclusivamente a pessoas jurídicas, que a contratam como ferramenta para a própria atividade empresarial.

Quando houver proposta comercial ou contrato assinado entre a Hubia e o Cliente, as condições específicas desse instrumento prevalecem sobre estes Termos naquilo em que forem diferentes.

2. Definições

Cliente: a pessoa jurídica que se cadastra e contrata a Plataforma.
Usuário: pessoa autorizada pelo Cliente a acessar o painel (administradores, gestores, membros do comitê de ética e demais responsáveis).
Colaborador: pessoa vinculada ao Cliente cujos dados ele cadastra na Plataforma para comunicações, campanhas, Radar NR1, aceite de documentos ou treinamentos.
Manifestante: pessoa que registra denúncia, reclamação, sugestão ou elogio nos portais do Cliente, de forma anônima ou identificada.
Portais: as páginas públicas da Plataforma criadas para cada Cliente: canal de denúncias, ouvidoria, campanhas, aceite de documentos e trilhas de treinamento.
Conteúdo do Cliente: todos os dados, textos, documentos, arquivos e informações inseridos na Plataforma pelo Cliente, por seus Usuários ou recebidos por meio dos Portais.
Plano: a modalidade de assinatura contratada, definida pelo porte do Cliente.

3. Serviços e licença de uso

A Plataforma é um software como serviço (SaaS) para programas de integridade e compliance. Entre os recursos oferecidos estão:

canal de denúncias com a identidade visual do Cliente, opção de anonimato e acompanhamento por protocolo;
ouvidoria digital para reclamações, sugestões e elogios;
gestão do comitê de ética, com distribuição de apurações, deliberações e trilha de auditoria;
Radar NR1, com aplicação do questionário COPSOQ III e relatórios agregados de riscos psicossociais;
elaboração, versionamento e publicação de documentos de compliance, com registro de aceite;
gestor de campanhas informativas, de conformidade e formulários, com envio por e-mail e WhatsApp e acompanhamento de adesão;
trilhas de treinamento para colaboradores;
assistentes de inteligência artificial de apoio.

Enquanto estes Termos estiverem em vigor e os pagamentos em dia, a Hubia concede ao Cliente uma licença de uso da Plataforma não exclusiva, intransferível, não sublicenciável e revogável nas hipóteses destes Termos, válida apenas para o próprio Cliente e na forma aqui prevista. Nenhum direito de propriedade sobre o software é transferido.

A Hubia pode evoluir, alterar ou descontinuar recursos para melhorar a Plataforma, manter a segurança ou cumprir a lei. Se a mudança eliminar um recurso essencial do Plano contratado, o Cliente será avisado com antecedência razoável e poderá cancelar sem ônus.

4. Cadastro, conta e acesso

O cadastro exige CNPJ ativo e dados verdadeiros, completos e atualizados. A Hubia pode confirmar dados em bases públicas e recusar ou suspender cadastros inconsistentes ou fraudulentos.
O Cliente pode convidar Usuários sem limite de quantidade. Cabe a ele definir perfis e permissões e remover acessos de quem não estiver mais autorizado.
As credenciais são pessoais e intransferíveis. O Cliente responde pelas ações praticadas com as credenciais dos seus Usuários.
Recomendamos ativar a autenticação em dois fatores para todos os Usuários, principalmente os que têm acesso a apurações.
Suspeitas de acesso indevido devem ser comunicadas imediatamente a [email protected].

5. Período de teste grátis

Novos Clientes podem usar a Plataforma gratuitamente por 14 dias, sem precisar cadastrar cartão de crédito. O teste é concedido uma única vez por CNPJ.
Durante o teste, a Plataforma é fornecida “no estado em que se encontra”, sem compromisso de disponibilidade, e estes Termos se aplicam integralmente.
Se não houver contratação até o fim do teste, o acesso ao painel e o funcionamento dos Portais são suspensos. Os dados ficam guardados por 90 dias para eventual contratação e depois são eliminados.
Recomendamos que o Cliente não divulgue amplamente o canal de denúncias aos colaboradores antes de decidir pela contratação, para que as manifestações não sejam interrompidas.
A Hubia pode alterar ou encerrar a oferta de teste para novos cadastros a qualquer tempo.

6. Planos, preços e pagamento

6.1 Planos

Os Planos são definidos pela faixa de colaboradores do Cliente, conforme divulgado no site ou na proposta comercial. Todos dão acesso à Plataforma completa. Para enquadramento no Plano, considera-se o número de colaboradores ativos cadastrados na Plataforma.

Se o Cliente ultrapassar o limite da sua faixa, a Hubia o avisará e o Plano correspondente passará a valer a partir do ciclo de cobrança seguinte.
A redução de Plano passa a valer no ciclo seguinte ao pedido, desde que o número de colaboradores ativos caiba na nova faixa.
Planos para mais de 1.000 colaboradores (Hubia Govern) e condições personalizadas são regidos por proposta comercial específica.

6.2 Cobrança

A assinatura é mensal, paga antecipadamente e renovada automaticamente a cada ciclo, até ser cancelada.
O pagamento pode ser feito por PIX, boleto bancário ou cartão de crédito, conforme os meios disponíveis, processados por instituições de pagamento parceiras.
Não há taxa de implantação. A Hubia emite nota fiscal referente a cada cobrança.
Os valores incluem os tributos incidentes sobre a prestação do serviço, salvo indicação em contrário na proposta comercial.

6.3 Reajuste e alteração de preços

Os preços são reajustados anualmente pela variação acumulada do IPCA/IBGE nos 12 meses anteriores. Se esse índice for extinto, aplica-se o índice oficial que o substituir.
Outras alterações de preço serão comunicadas com 30 dias de antecedência. Se o Cliente não concordar, pode cancelar antes de o novo valor entrar em vigor.

6.4 Atraso e inadimplência

Valores pagos com atraso sofrem multa de 2%, juros de mora de 1% ao mês pro rata die e correção monetária pelo IPCA.
Após 30 dias de atraso e aviso prévio por e-mail, a Hubia pode suspender o acesso ao painel e o funcionamento dos Portais até a regularização. Os dados são preservados durante a suspensão.
Se a inadimplência durar mais de 60 dias, a Hubia pode rescindir a contratação. Nesse caso aplicam-se as regras de encerramento da seção 7.

7. Vigência, cancelamento e rescisão

A contratação vigora por prazo indeterminado, em ciclos mensais. Não há fidelidade nem multa por cancelamento.
O Cliente pode cancelar a qualquer momento, pela Plataforma ou pelo e-mail [email protected]. O cancelamento produz efeito ao fim do ciclo já pago. Até lá, o acesso continua normalmente. Não há reembolso proporcional do ciclo em curso.
A Hubia pode rescindir imediatamente, mediante aviso, em caso de violação grave destes Termos, uso ilícito da Plataforma, fraude ou risco à segurança de terceiros.
A Hubia também pode encerrar a contratação sem motivo, com aviso prévio de 30 dias. Nesse caso, devolve proporcionalmente os valores pagos antecipadamente por período não utilizado.

7.1 Efeitos do encerramento

Com o encerramento, o acesso ao painel é encerrado e os Portais deixam de receber manifestações e respostas.
Por 60 dias após o encerramento, o Cliente pode pedir a exportação do Conteúdo do Cliente em formato eletrônico estruturado. Depois desse prazo, os dados são eliminados, salvo os que a lei obrigue a Hubia a guardar, conforme a Política de Privacidade.
O Cliente é responsável por exportar e guardar os registros que precise manter por obrigação legal ou regulatória própria.
Valores vencidos e não pagos continuam devidos.

8. Obrigações do Cliente

O Cliente se compromete a:

usar a Plataforma de acordo com a lei, estes Termos e a finalidade de integridade e compliance para a qual ela existe;
atuar como controlador dos dados pessoais que insere ou recebe pela Plataforma. Isso inclui ter base legal para cada tratamento, informar os titulares de forma clara (inclusive sobre o canal de denúncias, o Radar NR1 e o envio de mensagens) e atender às solicitações deles;
cadastrar dados de colaboradores corretos e atualizados e inserir apenas os dados necessários às finalidades pretendidas;
designar pessoas capacitadas e imparciais para receber e apurar manifestações, tratar cada caso com diligência e sigilo e dar retorno aos manifestantes em prazo razoável;
proibir e não praticar retaliação contra manifestantes de boa-fé, testemunhas ou pessoas que colaborem com apurações;
não tentar identificar manifestantes anônimos, nem pedir à Hubia informações com esse objetivo;
usar os resultados do Radar NR1 apenas de forma agregada, para gestão de riscos e planos de ação, e nunca para avaliar, punir ou discriminar colaboradores;
revisar, adaptar e aprovar os documentos que publicar, inclusive os criados a partir de modelos ou com apoio de IA, sendo o único responsável pelo seu conteúdo;
manter seguras as credenciais dos seus Usuários e revogar acessos de quem deixar de estar autorizado;
pagar pontualmente os valores devidos.

9. Uso aceitável

É proibido, ao usar a Plataforma:

inserir ou transmitir conteúdo ilícito, difamatório, discriminatório, que viole direitos de terceiros ou que contenha código malicioso;
enviar mensagens não solicitadas (spam), publicidade sem consentimento ou mensagens alheias às finalidades da Plataforma;
usar a Plataforma para identificar, perseguir, intimidar ou retaliar manifestantes, testemunhas ou colaboradores;
tentar acessar áreas, dados ou contas sem autorização, inclusive de outros Clientes;
fazer engenharia reversa, descompilar, copiar, revender, sublicenciar ou criar produtos derivados da Plataforma;
usar robôs, raspagem de dados (scraping), testes de carga ou testes de intrusão sem autorização prévia e por escrito da Hubia;
burlar limites técnicos, de Plano ou de segurança;
compartilhar credenciais com pessoas não autorizadas pelo Cliente.

A Hubia pode remover conteúdo, bloquear envios ou suspender acessos que violem esta seção. Sempre que possível, comunicará o Cliente antes.

10. Manifestantes e colaboradores

Esta seção se aplica a quem usa os Portais sem ser Usuário do painel.

Quem gerencia o canal: os Portais são disponibilizados pela empresa contratante. A recepção, a apuração e as decisões sobre cada manifestação cabem a essa empresa. A Hubia fornece a tecnologia e não apura, não julga e não decide os casos.
Anonimato: no modo anônimo, a identidade do manifestante não é pedida. Os registros técnicos coletados para segurança não são disponibilizados à empresa, conforme a Política de Privacidade.
Boa-fé: as manifestações devem ser feitas de boa-fé, com informações que o manifestante acredite serem verdadeiras. Acusações sabidamente falsas podem gerar responsabilidade civil e criminal, por exemplo por denunciação caluniosa, calúnia ou difamação.
Protocolo: o número de protocolo dá acesso ao acompanhamento da manifestação. Guarde-o em sigilo e não o compartilhe.
Não é canal de emergência: em situações de risco imediato à vida ou à integridade física, procure as autoridades (Polícia Militar 190, SAMU 192, Bombeiros 193).
Colaboradores: campanhas, pesquisas, aceites de documentos e trilhas são enviados por iniciativa da empresa contratante. Dúvidas sobre o conteúdo ou a finalidade devem ser tiradas com ela.

11. Mensagens por WhatsApp

A Plataforma envia mensagens pela plataforma oficial de mensagens comerciais do WhatsApp (WhatsApp Business Platform, da Meta). Ao usar esse recurso, o Cliente:

declara ter base legal e obter previamente a autorização (opt-in) de cada destinatário para receber mensagens por WhatsApp, conforme as políticas do WhatsApp, independentemente da base legal adotada;
envia apenas mensagens ligadas às finalidades da Plataforma: comunicados, campanhas, pesquisas, aceites, avisos de apuração, atualizações de protocolo, acesso e treinamentos;
não usa o canal para publicidade, promoções ou conteúdo proibido pelas Políticas de Negócios e de Comércio do WhatsApp;
reconhece que os destinatários podem deixar de receber mensagens a qualquer momento (respondendo SAIR). A Hubia respeitará essa escolha automaticamente.

A Hubia pode limitar ou suspender envios que gerem bloqueios, denúncias de spam ou risco à conta comercial no WhatsApp. A disponibilidade do canal também depende da Meta, e a Hubia não responde por indisponibilidades, mudanças de regras ou de preços impostas por ela.

12. Recursos de inteligência artificial

Os assistentes de IA geram análises, sugestões e textos de apoio. Eles podem conter erros, omissões ou interpretações inadequadas.
O conteúdo gerado pela IA não é parecer jurídico, médico, psicológico ou técnico e não substitui a avaliação de profissionais habilitados.
Toda decisão sobre manifestações, apurações, medidas disciplinares, planos de ação e documentos cabe a pessoas designadas pelo Cliente, que deve revisar criticamente o conteúdo gerado antes de usá-lo.
Os dados enviados aos assistentes são tratados conforme a Política de Privacidade e não são usados para treinar modelos de IA.

13. Modelos e conteúdos de apoio

Os modelos de código de conduta, políticas, formulários e campanhas, os relatórios do Radar NR1 e demais materiais de apoio são referências. O Cliente deve adaptá-los à sua realidade e, se necessário, submetê-los à revisão da sua assessoria jurídica ou técnica.
O Radar NR1 apoia a identificação e a avaliação de riscos psicossociais, mas não substitui o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR), os profissionais de segurança e saúde no trabalho nem as demais obrigações da NR-1.
A Plataforma apoia a adequação a normas e referenciais como LGPD, NR-1, ISO 37001 e ISO 37301. O uso da Plataforma, por si só, não garante conformidade legal, certificação ou resultado em fiscalizações e auditorias. Esses resultados dependem das práticas adotadas pelo Cliente.

14. Proteção de dados pessoais

O tratamento de dados pessoais segue a Política de Privacidade e a LGPD. Para os dados tratados em nome do Cliente, as partes acordam que:

o Cliente é o controlador e a Hubia é a operadora, tratando os dados apenas para prestar os serviços e conforme as instruções do Cliente, que são as dadas por meio das configurações e do uso da Plataforma;
a Hubia mantém medidas de segurança técnicas e administrativas adequadas e exige o dever de confidencialidade de todas as pessoas que atuam para ela;
a Hubia pode contratar suboperadores para viabilizar a Plataforma e impõe a eles obrigações de proteção de dados compatíveis com a LGPD;
a Hubia comunicará ao Cliente, em até 48 horas da ciência, incidentes de segurança que afetem os seus dados e o apoiará nas comunicações que lhe cabem perante a ANPD e os titulares (Resolução CD/ANPD nº 15/2024);
a Hubia apoiará o Cliente, no que for razoável, no atendimento a solicitações de titulares e a autoridades;
ao fim da contratação, a Hubia disponibilizará a exportação e depois eliminará os dados, nos prazos da seção 7.1;
o Cliente autoriza as transferências internacionais de dados descritas na Política de Privacidade;
a Hubia não revela ao Cliente a identidade nem os registros técnicos de manifestantes anônimos, e o Radar NR1 fornece ao Cliente apenas resultados agregados. São regras de funcionamento da Plataforma que o Cliente reconhece e aceita.

Esta seção funciona como acordo de tratamento de dados entre as partes, salvo se outro instrumento específico for assinado.

15. Propriedade intelectual

A Plataforma, o software, a marca Hubia Comply, os logotipos, o layout, os modelos, os conteúdos de apoio e demais elementos são de titularidade exclusiva da Hubia ou de seus licenciantes, protegidos pelas Leis nº 9.609/1998, 9.610/1998 e 9.279/1996.
O Conteúdo do Cliente pertence ao Cliente. Ele concede à Hubia autorização limitada para armazenar, processar e exibir esse conteúdo apenas na medida necessária para prestar os serviços.
A Hubia pode usar dados estatísticos agregados e anonimizados, que não identifiquem o Cliente nem pessoas, para melhorar a Plataforma.
Sugestões e opiniões enviadas pelo Cliente sobre a Plataforma podem ser usadas livremente pela Hubia, sem obrigação de remuneração.

16. Confidencialidade

As partes manterão em sigilo as informações confidenciais a que tiverem acesso por causa da contratação, como manifestações, apurações, dados de colaboradores, informações comerciais, técnicas e de segurança. Elas serão usadas apenas para cumprir estes Termos. A obrigação permanece por 5 anos após o encerramento e, em relação a dados pessoais e manifestações, por prazo indeterminado. Não são confidenciais as informações que já eram públicas ou que devam ser reveladas por força de lei ou de ordem judicial.

17. Disponibilidade, manutenção e suporte

A Hubia emprega seus melhores esforços para manter a Plataforma disponível de forma contínua, sem garantia de funcionamento ininterrupto ou livre de erros. Estes Termos não estabelecem acordo de nível de serviço (SLA) com metas ou créditos, salvo previsão em proposta comercial.
Manutenções programadas serão, sempre que possível, avisadas com antecedência e feitas em horários de menor uso. Manutenções emergenciais podem ocorrer sem aviso para proteger a segurança e a integridade da Plataforma.
A Hubia faz cópias de segurança periódicas dos dados. Essas cópias servem para recuperação de desastres e não substituem as exportações que o Cliente queira guardar.
O suporte é prestado por e-mail ([email protected]) e WhatsApp, em dias úteis e horário comercial (horário de Brasília).

18. Limitação de responsabilidade

A Hubia responde pelos danos diretos que causar ao Cliente por descumprimento destes Termos. Essa responsabilidade fica limitada ao maior valor entre o total pago pelo Cliente nos 12 meses anteriores ao evento que deu origem ao dano e o equivalente a 12 mensalidades do Plano contratado. Essa limitação vale apenas entre a Hubia e o Cliente e não afeta os direitos dos titulares de dados perante a Hubia.
A Hubia não responde por lucros cessantes, perda de receita, perda de oportunidade, danos indiretos ou consequenciais, nem por:
- o conteúdo das manifestações, documentos e mensagens inseridos por Usuários, manifestantes ou colaboradores;
- as decisões, apurações e medidas adotadas pelo Cliente, inclusive com apoio de IA;
- o uso da Plataforma em desacordo com estes Termos ou com a lei;
- falhas de internet, de equipamentos do Cliente ou de serviços de terceiros que fogem ao controle da Hubia, como operadoras, provedores de e-mail e a plataforma WhatsApp;
- o acesso indevido decorrente de credenciais ou protocolos divulgados pelo Cliente, por Usuários ou por manifestantes;
- caso fortuito ou força maior (art. 393 do Código Civil).
As limitações desta seção não se aplicam a danos causados por dolo ou culpa grave, nem às hipóteses em que a lei proíba a limitação.
O Cliente indenizará a Hubia por prejuízos e reclamações de terceiros, inclusive de titulares de dados e autoridades, que decorram de violação destes Termos pelo Cliente ou por seus Usuários. Isso inclui tratamentos de dados sem base legal e envio de mensagens sem consentimento.

19. Alterações destes Termos

A Hubia pode atualizar estes Termos. Alterações relevantes serão comunicadas aos Clientes por e-mail ou aviso na Plataforma com pelo menos 30 dias de antecedência, salvo quando decorrerem de exigência legal ou de segurança, que podem valer de imediato. Se o Cliente não concordar, pode cancelar antes de a alteração entrar em vigor, sem ônus. Continuar usando a Plataforma depois disso significa concordar com a nova versão.

20. Disposições gerais

Comunicações: as comunicações entre as partes serão feitas por e-mail, para o endereço cadastrado pelo Cliente e para [email protected], ou por aviso na Plataforma. Essas comunicações têm validade para todos os efeitos.
Aceite eletrônico: as partes reconhecem a validade do aceite eletrônico destes Termos, registrado com data, hora e endereço IP, nos termos do art. 10, § 2º, da Medida Provisória nº 2.200-2/2001.
Anticorrupção: as partes se comprometem a cumprir a Lei nº 12.846/2013 e demais normas anticorrupção, sem oferecer, prometer ou receber vantagem indevida relacionada a esta contratação.
Cessão: o Cliente não pode ceder esta contratação sem anuência da Hubia. A Hubia pode cedê-la a empresa do mesmo grupo ou a sucessora em operação societária, mediante comunicação.
Independência: estes Termos não criam vínculo societário, trabalhista, de representação ou de exclusividade entre as partes.
Tolerância: deixar de exigir um direito não significa renunciar a ele.
Nulidade parcial: se alguma cláusula for considerada inválida, as demais continuam em vigor.

21. Lei aplicável e foro

Estes Termos são regidos pelas leis da República Federativa do Brasil. Fica eleito o foro da Comarca de Chapecó/SC para resolver qualquer controvérsia entre a Hubia e o Cliente decorrente destes Termos, com renúncia a qualquer outro, por mais privilegiado que seja.

Empresa: HUBIA COMPLY LTDA — CNPJ 69.080.775/0001-10
Endereço: Rua Domingos Parisotto, 83, Letra E, Jardim Europa, Chapecó/SC, CEP 89.811-771
Contato: [email protected]